Configurer Copilot dans Outlook en 5 minutes

Le guide pas à pas des 4 catégories de paramètres Copilot dans Outlook, avec les règles de priorisation à copier dans le chat.

Où ça se trouve

1. Ouvre Outlook (version web ou nouvelle application).
2. En haut à droite, clique sur l'onglet Paramètres.
3. Dans le menu de gauche, descends tout en bas : section Copilot.

Tu y trouves 4 catégories. On les prend dans l'ordre.

1. Préférences

C'est l'interrupteur général : active Copilot ici. Si tu ne le fais pas, le reste des réglages ne fonctionne pas correctement.

2. Prioriser

Ma préférée. Copilot classe les mails que tu reçois par ordre d'importance, d'importance élevée à importance faible.

Pour que ce soit vraiment précis et vraiment qualitatif, ouvre la fenêtre de chat et donne tes propres règles : ce qui fait qu'un mail est urgent, ce qui fait qu'un mail l'est moins.

Exemples de règles à dicter dans le chat :

Importance élevée : les mails de mes clients, les mails qui contiennent une facture ou un devis, les mails avec une date limite dans les 48 heures, les mails de mon manager.
Importance moyenne : les mails internes de mon équipe, les mails où je suis en copie et où on me pose une question.
Importance faible : les newsletters, les notifications d'outils, les invitations à des webinaires, les mails où je suis juste en copie pour information.

Tu peux les ajuster à tout moment, toujours dans le chat.

3. Brouillons d'instructions

C'est là que tu dis comment Copilot doit s'exprimer quand il rédige des mails à ta place. Le but : ne plus recevoir de réponses fades et génériques, mais des mails qui ressemblent à ceux que tu écris à la main.

Exemple d'instructions à coller :

Écris mes mails en français, au tutoiement avec mes collègues et au vouvoiement avec les clients. Phrases courtes, pas de formules pompeuses. Toujours une seule demande claire par mail. Commence par Bonjour [prénom], termine par Bonne journée, puis mon prénom. Jamais plus de 8 lignes. Pas d'emoji.

Adapte le ton, la longueur, la signature et la langue à ta façon d'écrire.

4. Instructions calendrier

Tu définis ce qui se passe quand tu reçois des demandes liées à ton agenda : tes créneaux, ta façon de proposer un rendez-vous, la durée par défaut de tes réunions.

Exemple :

Propose mes rendez-vous entre 9h et 12h, du lundi au jeudi. Durée par défaut 30 minutes. Garde toujours 15 minutes entre deux réunions. Pas de réunion le vendredi après-midi.

Le récap

En personnalisant ces quatre blocs, tu réduis déjà par deux le temps de gestion de tes mails. Et ça te prend 5 minutes.

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